結論から言うと代わりの者が対応します、要は代理メールですね、注意点は5つあります。
件名で代理メールであること、担当者が不在の理由と不在期間、返信先を明記するなどです。
社会人になると、色々と想定外な事態が起こるものです。
例えば…誰かが急用が入って仕事に来れなくなったとかですね。
そしてそんな時に代理メールを書く機会も出てくるのではないかと思います。
でも、急に代理メールを書けって言われたって分かんねえよ…と思う方もいるのではないでしょうか？
そこで本記事では
・代わりの者が対応します！！代理メールを書くときの注意点とは？
・代理メール、実際にどう書けばいいの？例文実例
・上司に代わりに代理メールを送る時にはどうする？その例文も
の３点についてまとめていきたいと思います。
代わりの者が対応します！！代理メールを書くときの注意点とは？
結論から言うと、代理メールを書くときの注意点は主に5つあります。
その5つとは
・件名で代理メールであることを伝える
・担当者が不在の理由と不在期間について記載する
・返信先を明記しておく
・曖昧なまま返事をせず、自分が対応できない時は担当者に連絡をする
・メールの宛先のBCCに担当者のメールアドレスを入れる
です！
それでは一つずつ見ていくとしましょう。
1つ目は【件名で代理メールであることを伝える】です。
なぜこれを行う必要があるのかと言いますと、これはメールを受け取る立場の人になってみればよく分かると思います。
いきなり部外者から今自分がやっている仕事についてメールが来たらどうでしょうか？
私なら怖くて仕方ありません。
人によっては、もしかして機密情報を知らないうちに漏らしたか…？とまで思ってしまうかもしれません…
そのような余計な心配を掛けないように、これは代理メールですよということを明記しましょうというわけですね。
続いて2つ目【担当者が不在の理由と不在期間について記載する】です。
これもお相手の立場になって考えると分かりやすいです。
本来の担当者の近況が分からないと仕事が進められないからですね。
いないのは今日だけなのか、それとも長期休暇を取っているのか、状況によって取る対応は全くと言っていいほど違います。
そのため、お相手に余計な心配や不安をさせないために担当者の近況について書いておきましょうというわけです。
さすがに長期休暇の場合は事前連絡をするのが一般的だとは思いますけどね…
さらに続いて3つ目【返信先を明記しておく】です。
これもお相手が混乱しないようにするためのものですね。
代理メールが来たはいいけど…これって担当者に返信するのか、代理メールをくれた人に返信するのか…どうしたらいいんだ？
こうした事態を防ぐためにも、何かあればここに連絡してくださいと明確にしておくのは大事というわけです。
ちなみに私は大学時代、教授が何かあれば掲示板にある連絡先に連絡してくださいと言っていたにも関わらず、連絡先が複数あったせいで色々とトラブルがあり、あやうく落単しかけたことがあります。
返信先・連絡先は必ず明記するようにしましょう！！
そして4つ目【曖昧なまま返事をせず、自分が対応できない時は担当者に連絡をする】です
自分が代理人としてお相手とメールをしている時に、自分ではちょっと分からない箇所が出てきたとします。
あ～これどうだったかな…ん～まあ…こんな感じで大丈夫だろ…
こんな感じで自分では的確な判断が出来ないにも関わらず、返信をしてしまったらどうなるでしょう。
たった一度のメールが、数千億の損害につながる可能性だって十二分にあるんです。
そのため、代理人としてメールをしている時に、ちょっとでも分からないことがあればすぐに担当者に連絡をするようにしましょう！！
そして最後5つ目【メールの宛先のBCCに担当者のメールアドレスを入れる】です。
BCCって何ぞやと思われる方もいると思いますが、細かく説明すると長くなるので簡潔に言います。
要はBCCを使うと、宛先に入れた人の他にBCCに入れたメルアドの人にも同じメールが届きますよ～というシステムです。
一斉送信の規模が小さい版と思っておいてください。
これを使うことにより、私が代理をしましたよ～ということが担当者にも伝わるので、トラブルが発生しにくくなります。
代理メール、実際にどう書けばいいの？例文実例
さて、ここまで読んでいただけているということは代理メールの注意点についても理解していただけたことでしょう。
そこで、ここでは実際にどのように書けばいいのかということを例文とともにご紹介します。
まずが件名から
【件名】【代理送信】～の件につきまして（代理担当○○）
↑
自分の名前も件名に書いておくと良いでしょう。
続いて本文です。
お世話になっております。
△△株式会社の○○（自分の名前）と申します。
本日、□□（本来の担当者）は〇△（不在の理由）のため、代理でご連絡させていただきま
した。
～要件～
なお、□□（本来の担当者）は〇月△日から出社予定です。
何か不明点などがございましたら、代理の○○（自分の名前）が対応させていただきますので、こちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
△△株式会社〇〇事業部
担当者：□□（本来の担当者）
電話番号：××0-0000-0000
メールアドレス：
代理送信者：○○（自分の名前）
電話番号：〇△0-0000-0000
メールアドレス：
上司に代わりに代理メールを送る時にはどうする？その例文も
先ほどは担当者が不在の時の代理メールの書き方でしたが、では上司の代わりに代理メールを書くとなった場合はどうするのが良いのでしょうか？
とは言っても、実は先ほどご紹介した例文と特に変わりはありません。
例文としては次の通りになります。
【件名】【代理送信】～の件につきまして（代理担当○○）
お世話になっております。
△△株式会社の○○（自分の名前）と申します。
本日、□□（上司）は〇△（不在の理由）のため、代理でご連絡させていただきま
した。
～要件～
なお、□□（上司）は〇月△日から出社予定です。
何か不明点などがございましたら、代理の○○（自分の名前）が対応させていただきますので、こちらのメールにご返信いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
△△株式会社〇〇事業部
担当者：□□（上司）
電話番号：××0-0000-0000
メールアドレス：
代理送信者：○○（自分の名前）
電話番号：〇△0-0000-0000
メールアドレス：
例文としてはこんな感じです。
ただ、1つ注意してもらいたいことがあります。
それは、こうした代理メールなどを送る際に上司に敬称をつけないことです。
要は、○○部長は～という形式で送らないようにしてくださいということです。
慣れないかもしれませんんが、頑張ってください…
上司の名前を出すときは呼び捨て、どうしてもという時は△△（役職）の○○（上司）という形式を取るようにしましょう。
まとめ
代理メールを書く時の注意点は5つあることが分かりましたね。
代理メールであること、担当者が不在の理由や不在期間、返信先を明記すること、自分で勝手に判断しないこと、BCCを使って本来の担当者にもメールが届くようにしておくこと、この5つです。
めんどくせ～と思うかもしれませんが、逆に言えばこれほどめんどくさい手順を踏まなければならないほど代理メールというものはリスクがあるのです。
社会人になれば、代理メールを送る機会もあるのではと思います。
そんな時には、ぜひこの例文を元に完璧な代理メールを送れるようにしてみてください！
